減免管理ガイド

はじめに

このガイドでは、特許料等の減免制度の利用が可能な出願人様の情報管理方法と、出願審査請求および特許料納付書の作成時に活用いただけるレターテンプレートについて説明します。
減免対象であることを示すフラグを出願人マスタに登録することで、「減免Fが設定されている出願人の場合は、備考欄に記載された特記事項を自動挿入する」という差込設定を活用できます。

これにより、審査請求時の【手数料に関する特記事項】や、特許料納付時の【特許料等に関する特記事項】を自動で反映させることが可能です。
減免率を反映させた提出書類の作成は現状難しいですが、減免対象出願人様の提出書類作成を効率化するための参考となれば幸いです。

▼出願審査請求書 出力例

▼ガイド内容
・出願人マスタへの「減免F」の登録方法
・出願人マスタの「備考・その他」欄への　【手数料に関する特記事項】・【特許料等に関する特記事項】の記載方法
・レターテンプレートで使用する差込項目
・レターテンプレートのひな型

出願人マスタへの「減免F」の登録方法

1.固定メニューバー 設定＞マスタ一覧＞出願人（16番目）をクリックし、出願人マスタを開きます。
２.検索条件の「名前/名称」欄に減免Fを登録したい出願人名の一部を入力し、プルダウンから選択し、検索ボタンをクリックします。

3.左先頭の「ID」列に表示された数値の右にあるダイアログ表示ボタン（フォルダのようなアイコン）をクリックし、出願人マスタを開きます。

4.左上または右横にある「編集」ボタンをクリックし、マスタを編集状態にします。
出願人マスタの中央より少し下までスクロールすると「減免F」が表示されます。チェックボックスにチェックを入れ、更新します。

5.出願人マスタの減免Fにチェックが入ると、案件内の出願人の左先頭に（減免）という文字が表示され、出願人が減免対象であることが識別できるようになります。

出願人マスタの「備考・その他」欄への　【手数料に関する特記事項】・【特許料等に関する特記事項】の記載方法

次に、出願人マスタのページ下部にある「備考・その他」欄に、【手数料に関する特記事項】・【特許料等に関する特記事項】を記載していきます。
出願人様の該当する業種と減免率を確認し、特許庁で公開されている出願審査請求書・特許料納付書における【手数料に関する特記事項】欄・【特許料等に関する特記事項】欄の具体的な書き方を参照し、入力をしていきます。
審査請求・特許料納付・年金納付、の３パターンをそれぞれ以下のように記載します。半角カッコ内に記載した文言がレターテンプレートに反映されるよう設定をしていきますので、提出書類作成時と同様の文言を入力してください。

▼記載例（テキスト）
業種：ソフトウェア業又は情報処理サービス業
減免率：1/2
審査請求(【手数料に関する特記事項】特許法施行令第10条第1号ヘに掲げる者に該当する請求人である。減免申請書の提出を省略する。)
特許料納付(【特許料等に関する特記事項】　特許法施行令第10条第1号ヘに掲げる者に該当する特許出願人である。減免申請書の提出を省略する。)
年金納付(【特許料等に関する特記事項】　特許法施行令第10条第1号ヘに掲げる者に該当する特許権者である。減免申請書の提出を省略する。)

レターテンプレートで使用する差込項目

レターテンプレートで使用可能な差込項目一覧は、固定メニューバー　設定＞差込項目から確認できます。
減免管理においては、さらに「案件差込オプション」や「IFオプション」を利用し、「減免Fがある場合」に「指定の項目に記載されている文言を差し込む」という設定をwordテンプレートに行っていきます。

利用する案件差込オプション
印紙代減免オプション…印紙代の減免割合を指定します。全て分数で1/2, 1/3, 1/4から指定可能です。
オプション活用例：
${審査請求印紙代,1/2}
${特許庁ＩＳＲ審査請求印紙代,1/2}
${外国庁ＩＳＲ審査請求印紙代,1/2}
${登録料印紙代,1/2}
${次回年金印紙代,1/3}

これらの差込項目をレターテンプレートの【納付金額】の欄に差し込むと、案件に登録された請求の数に応じて計算された通常の審査請求料や登録料印紙代の1/2または1/3の金額を差し込むことが出来ます。

extractオプション…例えば、 ${受任書誌備考,extract(顧客連絡)} 差込項目のテキストからextract(ターゲット)で指定した文字を抽出できます。テキスト中の「ターゲット(XXX)」という記載から「XXX」を抽出します。${受任書誌備考,extract(顧客連絡)}の場合、受任書誌備考のテキスト内に「顧客連絡(XXXとYYYを依頼)」という記載があれば「XXXとYYYを依頼」を抽出します。
ターゲットに対応する記載がない場合は空白となります。

出願人マスタの「備考・その他」内に記載された「審査請求」の文言を指定する際は、以下のように記載します。

${出願人備考・その他,extract(審査請求)}

レターテンプレートのひな型

・出願審査請求書_特許庁宛_f_シンプルver
　通常出願の審査請求時に使用可能なテンプレートは「シンプルver」をご用意しました。
・出願審査請求書_特許庁宛f
　「特許庁が国際調査報告を作成した国際特許出願」や「特許庁以外が国際調査報告を作成した国際特許出願」の場合の条件を「IFオプション」で組み、１つのテンプレートで表示させたい方向けのテンプレートです。