ワークフローマスタを設定する – root ipクラウド事務所版操作マニュアル

root ipクラウドのワークフロー機能では、社内のさまざまな申請・承認業務をテンプレート化し、スムーズかつ確実に運用することができます。
この動画では、ワークフロー機能を利用する上で必要となる「ワークフローマスタ」の設定方法について、順を追って解説します。

動画では、ワークフローステップの作成から、テンプレート化されたワークフローの構築、通知設定などの各種オプション設定に至るまでを、実際の画面を使いながらご紹介します。

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WFステップマスタを作成する

まずWFステップマスタを作成します。
WFステップマスタは、例えば、確認、手続、承認などWFの各ステップに付与する名前です。
名前の違いにより機能の違いはありませんので、所内の運用にあった名称をお使い下さい。

まず、ワークフローの種類などの概要を定めます。

有効F	マスタが不要の場合にチェックを外す
コード　※	任意のコード
名前／名称　※	任意の名称（例、請求書、納品　など）
WF種別	WF種別をプルダウンから選択 WF種別はシステムで決められているマスタです。「WF種別」が「アクション」「請求書」のワークフローは、ワークフローに詳細情報が表示されます。案件外　：案件を指定しないWF（例、案件作成前に提出する発明提案用のWF　など）「WF種別」が「案件外」に指定されているワークフローのみ、案件を選択しなくてもワークフロー作成が可能です。その他は、案件の指定が必須です。アクション：案件＞アクションタブ＞各アクションから作成するWF 請求書　　：案件＞請求書タブ＞各請求書から作成するWF
完了通知を送付	チェックすると、ワークフロー新規作成時に「完了通知を送る」にチェックが入った状態となるワークフロー新規作成時および編集時にチェックを外すこともできる

ワークフローの細かいステップとして誰が何をするかを設定します。ステップは複数登録可能です。

WFステップ　※	ＷＦステップ（例、確認、承認　など）ステップの名称のため選択するマスタによりワークフローの動きは変わらない
WF承認権限	WF承認者の役職等（例、担当：1　課長：2　部長：3　など）承認権限のレベルの数値が大きい方が権限が強くなり、課長を指定すると、このステップの宛先に担当は選択できないが、部長は選択できるというように制限できるアカウントとWF承認権限の設定は「ワークフローユーザ設定を行う」を参照
部署限定Ｆ	ワークフローが紐づく案件の担当部署のユーザのみを宛先候補とする場合にチェックアカウントと担当部署の紐づけは「部署マスタの作成と担当者との関連付けを行う」を参照
Email送付	ワークフロー送信時に同一内容が書かれたEmailを送信先ユーザの登録アドレスに送信する場合にチェック
CCユーザ設定	ステップ送信時に宛先ユーザと同内容のメールが送付されるCCユーザを設定できるワークフロー新規作成時および編集時に宛先を編集することもできる
依頼内容	各Stepで対応すべき内容を入力しワークフローStepを受信したユーザに表示される