【案件連絡】宛先グループを設定する – root ipクラウド事務所版操作マニュアル

宛先グループの概要

宛先グループには、案件連絡でよく使う送信先ユーザをまとめて登録しておけます。
案件連絡を作成するときに宛先グループを選ぶと、登録したユーザが「送信先」に一括で追加されます。
宛先グループには、自分だけが使う「個人用」と、組織内で共通して使う「組織用」の2種類があります。

個人用と組織用の違い

項目	個人用	組織用
宛先グループを選べるユーザ	作成したユーザ本人	事務所版ユーザの全員
作成・編集・削除できるユーザ	作成したユーザ本人と、「全権ユーザ」または「システム管理者」	「全権ユーザ」または「システム管理者」
「宛先グループから追加」の表示位置	見出し「個人用」の下	見出し「組織用」の下

ユーザ種別ごとにできる操作

ユーザ	自分の個人用	他のユーザの個人用	組織用
「全権ユーザ」または「システム管理者」	作成・編集・削除・選択	編集・削除	作成・編集・削除・選択
上記以外の事務所版ユーザ	作成・編集・削除・選択	操作できません	選択・閲覧・コピー

宛先グループに登録する内容

項目	説明
名前／名称	宛先グループの名前です。必須で、128文字まで入力できます。
個人用Ｆ	オンにすると個人用、オフにすると組織用になります。
番号	「宛先グループから追加」での並び順です。個人用と組織用それぞれの中で、番号の小さい順に並びます。
宛先グループメンバーの「宛先ユーザ」	送信先に追加するユーザです。
宛先グループメンバーの「案件連絡宛先種別」	そのユーザを「TO」と「CC」のどちらで送信先に追加するかを選びます。初期値は「TO」です。

宛先グループの設定画面を開く

宛先グループは、案件連絡の作成画面または編集画面にある「送信先」欄から設定します。

上部メニューから開く

上部メニューの「連絡」から「案件連絡作成」を選択します。
「送信先」欄にある「宛先グループから追加」の横の「編集」をクリックします。
「宛先グループの編集」ダイアログが開きます。

案件の画面から開く

案件の画面で「連絡」タブを選択します。
「案件連絡追加」をクリックします。
「送信先」欄にある「宛先グループから追加」の横の「編集」をクリックします。
「宛先グループの編集」ダイアログが開きます。
すでに保存した案件連絡を閲覧している間は、「編集」をクリックできません。案件連絡を編集モードにしてから操作してください。

操作手順

宛先グループを追加する

「宛先グループの編集」ダイアログで「宛先グループを追加」をクリックします。
「宛先グループの追加」ダイアログで「名前／名称」と「番号」を入力します。
組織用として作成する場合は、「個人用Ｆ」をオフにします。この項目は、システム管理権限を持つ事務所版ユーザ・知財部ユーザにだけ表示されます。
「宛先グループメンバー」で「宛先ユーザ」と「案件連絡宛先種別」を選択します。
2人目以降のメンバーを登録するときは、行の左側の「＋」をクリックして行を追加します。メンバーの行を削除するときは「✕」をクリックします。
「登録」をクリックします。
登録すると「宛先グループの追加」ダイアログが閉じ、一覧に宛先グループが追加されます。
メンバーが登録されていない場合は「メンバーを1人以上追加してください。」と表示されます。この場合は登録できません。

既存の宛先グループをコピーして追加する

「宛先グループの編集」ダイアログで、コピー元の行の「コピー」をクリックします。
「宛先グループのコピー」ダイアログで、内容を変更します。
「登録」をクリックします。
コピーすると、「名前／名称」に「（コピー元の名前）のコピー」が入力されます。「番号」とメンバーには、コピー元と同じ内容が入力されます。作成者はコピーしたユーザになります。
「区分」の扱いは、コピーするユーザによって次のように異なります。コピーするユーザコピー後の区分システム管理権限を持つ事務所版ユーザ・知財部ユーザコピー元と同じ区分上記以外のユーザ常に個人用組織用の宛先グループを編集できないユーザも、コピーして自分の個人用として使えます。

宛先グループを編集する

「宛先グループの編集」ダイアログで、対象の行の「編集」をクリックします。
「宛先グループの編集」ダイアログで内容を変更します。
「更新」をクリックし、確認メッセージ「編集内容を登録してもよろしいですか？」で承認します。
更新するとダイアログが閉じ、一覧に変更が反映されます。

宛先グループを閲覧する

組織用の宛先グループを編集できないユーザの一覧には、組織用の行に「編集」の代わりに「閲覧」が表示されます。「閲覧」をクリックすると「宛先グループの閲覧」ダイアログが開き、登録内容を確認できます。

宛先グループを削除する

「宛先グループの編集」ダイアログで、対象の行の「編集」をクリックします。
「削除」をクリックし、確認メッセージ「本当に削除しますか？」で承認します。
削除するとダイアログが閉じ、一覧から宛先グループが削除されます。宛先グループに登録したメンバーも一緒に削除されます。

宛先グループから送信先を追加する

案件連絡の作成画面または編集画面で、「送信先」欄の「宛先グループから追加」をクリックします。
表示された一覧から宛先グループを選択します。
選択した宛先グループのメンバーが、「送信先」に追加されます。
各ユーザは、宛先グループで設定した「TO」または「CC」で追加されます。
追加後は「宛先グループから追加」が空の状態に戻るため、続けて別の宛先グループを選べます。

ケース別の挙動

送信先にすでにいるユーザが宛先グループに含まれている場合

すでに「送信先」にいるユーザは、もう一度追加されません。そのユーザの「TO」「CC」は変わらず、宛先グループの設定は反映されません。

案件連絡を作成するユーザ本人が宛先グループに含まれている場合

案件連絡を作成するユーザ本人は、送信先に追加されません。本人は、追加できなかった人数にも含まれません。

宛先グループに追加できないユーザが含まれている場合

無効になったユーザなど、送信先に追加できないユーザは追加されません。この場合、「（人数）人は宛先に追加できませんでした（無効なユーザなど）。」と表示されます。他のメンバーは送信先に追加されます。

メンバーがあとから表示できなくなった場合

宛先グループに登録したあと、組織の設定の変更などで表示できなくなったユーザは、編集画面で「表示できないユーザ」と表示されます。このユーザを登録したまま宛先グループを更新できます。ただし、このユーザは送信先には追加されません。

企業・事務所連携の相手組織のユーザを登録しようとした場合

企業・事務所連携の相手組織のユーザは、宛先グループに登録できません。
登録しようとすると、「連携相手ユーザはグループに追加できません」または「宛先に指定できないユーザが含まれています」と表示されます。

注意事項

宛先グループを変更しても作成済みの案件連絡は変わりません

宛先グループを選ぶと、その時点のメンバーが1人ずつ「送信先」に追加されます。
そのため、あとから宛先グループのメンバーを変更したり、宛先グループを削除したりしても、作成済みの案件連絡の送信先は変わりません。作成済みの案件連絡の送信先を変更する場合は、その案件連絡を直接編集してください。

「番号」の並び順は区分ごとに決まります

「宛先グループから追加」の一覧では、常に個人用が先、組織用が後に表示されます。「番号」による並び替えは、それぞれの区分の中だけに反映されます。