期限リマインダメールとは
法定期限や事務期限など案件に登録している各期限が対象期間内にある時に毎日メールでお知らせします。
例えば、法的期限の 3 日前から当日まで毎日リマインダメールを送るという設定や、
法定期限と管理期限について各期限の3 日前から期限超過後3 日後まで毎日リマインダメールを送る、などの設定が可能です。
リマインダメールを送信する/しない・対象期限・対象期間の設定は、アカウントごとに可能です。
期限リマインダメールの設定方法
設定は「メニューバー＞設定＞設定メニュー＞リマインダ設定ー期限リマインダメール設定」から行います。
設定方法は、「【トップページ表示設定】アクション期限リスト表示条件を設定する」と同様です。
期限通知の対象範囲
期限通知では、通知対象となる案件やアクションの範囲を、以下の3種類から選択できます。
発明者ユーザ／代理人ユーザは「受信しない」または「全期限」のみです。
通知対象範囲の種類
| 通知対象範囲 | 通知される期限 |
|---|---|
| 全期限 | 閲覧可能な案件に登録されている対象期限をすべて通知します。案件担当者・アクション担当者による絞り込みは行いません。 |
| 担当アクション期限 | 自分がアクション担当者として登録されているアクションの期限のみ通知します。案件担当者として登録されているだけでは通知対象になりません。 |
| 担当案件または担当アクション期限 | 自分が案件担当者またはアクション担当者として登録されている期限を通知します。案件担当者の場合は、その案件内の対象期限がすべて通知対象になります。 |
共通の通知条件
いずれの通知対象範囲を選択した場合も、設定した「期限種別」「担当種別」「前後日数」の条件に該当する未処理期限のみが通知対象となります。
以下の期限は通知対象外です。
- 処理済みの期限
- 非対応の期限
- 削除済みの期限
- 最終処分済み案件の期限
担当案件と担当アクション期限だけ期限リマインダメールを送りたい場合
担当案件（＝案件の担当者に自分のユーザ情報に紐づく担当者マスタが設定されている案件）の期限と、
担当アクション期限（＝アクションのアクション担当者に自分のユーザ情報に紐づく担当者マスタが設定されているアクションの期限）に対して、
リマインダメールを送信したい場合は、以下の前提条件と、リマインダ受信設定が必要となります。
- 前提条件
案件に担当者が設定されている、アクションにアクション担当が設定されている
※案件に担当者が設定されていない場合はこちら→「CSVインポートで担当者を追加する」
※アクションに案件の担当者を自動設定する方法はこちら→「アクション自動担当者設定」 - リマインダ受信設定
「担当案件または担当アクション期限」に設定する
※担当案件に自分以外の担当者期限が設定され、その通知は不要、という場合は「担当アクション期限」に設定します。
設定のご確認は「テスト送信」ボタンをご活用ください。
対象期間内に期限がない場合は、テストメールは送られません。
期限リマインダメールを設定すると、毎朝0：00過ぎに、以下のようなメールがアカウントに紐づけられたメールアドレス宛に届きます。
なお、テスト環境では、手動で 「テスト送信」 をクリックした場合のみ、メールを送信できます。
期限リマインダーのメール通知は、本番環境との二重送信を防ぐため、テスト環境では自動送信されません。