【OAアクション】拒絶理由通知書アクションの管理

本マニュアルでは、中間対応の一例として、拒絶理由通知アクションとその応答を管理する方法についてご案内します。

root ipクラウドでは、中間対応（Office Action：OA）を「OAアクション」を用いて一元管理することができます。
「OAアクション」は、拒絶理由通知書など、複数回発生しうる中間対応アクションに対応するために設計されています。

たとえば、日本の案件においては、「拒絶理由通知書」の受領から、「意見書」「手続補正書」の提出までの一連の流れを、システム上で自動的に記録・管理することができます。これにより、中間対応の履歴や対応状況を正確に把握でき、スムーズな業務進行が可能となります。

中間対応に関連するマスタ

root ipクラウドでは、中間対応に関する情報を各種マスタ機能で一元管理しています。

「発送書類マスタ」や「提出書類マスタ」を活用することで、対応書類の種類や対応期限、処理ルールなどを体系的に整理・運用することが可能です。
これにより、業務の標準化と対応漏れの防止が図れます。

マスタ	説明	備考
発送書類マスタ	発送書類の種類と、それに対する応答期限を登録できます。 さらに、延長期限、在外期限も登録できます。	日本における主要な法定期限は、システム標準であらかじめ登録されています。 ユーザーで追加・編集が可能です。
提出書類マスタ	提出書類の種類を登録できます。	日本における主要な提出書類は、システム標準であらかじめ登録されています。 ユーザーで追加・編集が可能です。

関連するマスタに「庁発送書類」マスタがあります。
庁発送書類マスタは、root ipクラウドにおいて日本の中間対応（OAアクション）を自動登録するためのマスタです。
特許庁からの代表的な書類と対応アクション・期限情報があらかじめ登録されており、書類を取り込むだけで自動的に案件に反映されます。

このマスタはシステム標準として提供されており、ユーザーによる追加・編集はできません。
また、自動登録機能は日本国内の案件に限られ、外国案件は手動での登録が必要です。

マスタ	説明	備考
庁発送書類マスタ	OAアクションの自動設定を管理するマスタです。	システム既定のためユーザーで追加・編集はできません。

特許庁から「拒絶理由通知書」を受領後、「特許庁HTML添付」で書類をroot ipクラウドに取り込みます。
書類を取り込むと、関連する各種キューが自動的に生成されます。
生成されたキューを登録することで、対象案件にデータが反映されます。

• 「アクション作成キュー」を登録
  →対象案件に「拒絶理由通知書」アクションが登録されます。
• 「案件／庁書類同期キュー」を登録
  →以下のデータが案件に登録されます。
  • 発送日
  • 発送番号
  • 発送書類名
  • 引例情報
  • 法定期限

「拒絶理由通知書」アクションは、「意見書」「手続補正書」を提出し、「提出日」を法定期限処理日に登録することで対応完了となります。
「意見書」「手続補正書」には、必ず「拒絶理由通知書」に記載の【発送番号】をご記載ください。　【発送番号】をキーとして処理日が自動登録されます。

特許庁に「意見書」「手続補正書」を提出後、「特許庁HTML添付」で書類をroot ipクラウドに取り込みます。
書類を取り込むと、関連する各種キューが自動的に生成されます。
生成されたキューを登録することで、対象案件にデータが反映されます。

• 「OAアクション法定期限消込キュー」を登録
  →「拒絶理由通知書」アクションの法定期限処理日に日付が登録されます。
• （全文補正の場合）「案件／庁書類同期キュー」を登録
  →以下のデータが案件に登録されます。
  • 最新のタイトル（発明の名称）
  • 最新の請求項数

「期間延長申請書」を提出した場合

応答期限の延長を申請するため「期間延長請求書」を提出した場合、「特許庁HTML添付」で書類をroot ipクラウドに取り込みます。
この時、自動的に期限は延長されませんので、OAアクションの「延長回数」を調整して、期限を変更します。
操作の詳細は「OAアクション期限を延長する」をご参照ください。

在外者の応答期限

発送書類マスタには、在外者に適用される期限として「在外者期限」を設定する項目があります。
この在外者期限は、案件の「データ＞受任」タブにある案件書誌テーブル内の「在外期限F」にチェックが入っている場合に適用されます。

「特許庁HTML添付」で書類をroot ipクラウドに取り込みした場合は、書類内の期限を読み取り法定期限を設定します。