現地費用・印紙代の費用が発生しましたが、クライアントに請求できず事務所（自社）負担となります。仮明細や請求書はどのように処理すればよいですか。

現地費用・印紙代などのうち、クライアントに請求しない事務所負担分については、自社出願人マスタを請求先として設定することで、システム上でクライアント負担分と明確に切り分けて管理できます。

基本的な流れは次の3ステップです。

1. 自社出願人マスタを登録する
2. 仮明細作成時に「その他請求先」として自社出願人マスタを選択し、事務所負担分のみの仮明細→請求書を作成する
3. 入金処理により、事務所負担分を経費として完了させる

現地への送金処理は、仮明細を利用して従来どおり行うことができ、「誰に請求するか」の違いのみを請求先設定で切り分けるイメージです。
以下、ポイントのみを記載します。具体的な操作手順は各マニュアルのリンクをご参照ください。

1．自社出願人マスタの登録

「自社出願人マスタ」とは、自社（特許事務所など）自身を出願人として登録したマスタです。
このマスタを請求先として選択することで、事務所負担分を「自社宛請求」として登録・管理できるようになります。

他のクライアントと区別しやすいよう、例）「【自社】○○特許事務所」といったプレフィックスを付けて登録することをおすすめします。

参照リンク：出願人マスタを作成する

2．自社宛の仮明細 → 請求書としてデータ登録

現地費用・印紙代についての事務所負担分は、クライアントへの請求分とは別のデータとして仮明細を作成します。
この際、「その他請求先」にて自社の出願人マスタを請求先として設定します。

参照リンク：出願人と異なる請求先に請求書を発行する場合

3．自社宛請求書の入金処理

自社宛として作成された請求データについては、実際には外部から入金が発生しないケースが一般的です。
そのため、社内ルールに沿った形で「入金済み」として処理してください。

この運用により、請求先が自社となっている請求データを、これまでどおり「経費」として切り分けて管理することが可能になります。

参照リンク：入金処理を行う

送金処理との関係

現地費用については、仮明細を起点として、現地代理人に対する支払（送金）処理を行う点は通常どおりです。「事務所負担であるかどうか」は請求先の設定により管理されるため、送金処理そのもののフローには影響しません。