本ガイドでは、CSVを利用したデータの一括登録から出力・一括処理までを1ページで通してご案内します。CSVを使ったインポート・一括処理をひととおり行えるようになりたい方向けのガイドです。
各機能の詳細は、リンクした個別マニュアルをご参照ください。
※掲載している画面は、機能のアップデートにより最新の表示・操作手順と異なる場合があります。最新の操作方法は本文の説明をご確認ください。

目次

root ip のCSVインポート機能

CSVインポートでできること

CSVインポートは、「メニューバー ＞ 設定 ＞ CSV操作」から行います。
root ipクラウド内のデータをCSV形式で出力し、Excelなどで編集したあとに再度取り込むことで、複数のデータをまとめて追加・更新できます。

できること内容
データの追加新しいマスタや、案件内の各テーブルにデータを追加できます。
データの編集登録済みデータの項目をまとめて変更できます。当所整理番号の一括変更などに利用できます。
データの無効化「有効F」を変更することで、登録済みのマスタを使用しない状態にできます。

CSV操作の対象データは、タブ・テーブルごとに分かれています。
目的に応じて「案件データ」「案件/アクションマスタ」などのタブと、出願人・発明者・担当者などの対象テーブルを選択して操作します。

なお、通常のCSVインポートでは案件そのものを新規作成することはできません。案件をまとめて作成する場合は、本ページの「案件を一括で作成する」を参照してください。

インポート前に確認すること

CSVインポートを行う前に、次の点を確認してください。

  • 関連するマスタが登録されているか
    案件内のテーブルへ出願人・発明者・担当者などを登録する場合は、対応するマスタが事前に登録されている必要があります。未登録の場合は、先にマスタを作成してください。
  • 更新時に使用するキー項目
    既存データを更新する場合は、対象データを特定するための項目として、ID・コード・名前／名称などを使用します。名前や名称が重複する可能性がある場合は、一意に特定できるIDまたはコードの利用を推奨します。

CSVインポートの制限・注意事項

項目内容
1回のインポート行数一度に取り込めるデータは1,000行までです。1,000行を超える場合は、CSVファイルを分割して取り込んでください。
1,000行を超えるデータの出力「データを含む」で出力できるデータは1,000行までです。登録データをすべて出力する場合は、「全件CSV出力」を使用してください。
登録単位インポート結果の登録は100件単位で行います。100件を超える場合はページを切り替え、ページごとに登録してください。
空白列の扱いCSVに含まれている列は、空白のまま取り込むと登録済みの値も空白で上書きされます。更新しない列はCSVから削除するか、インポート対象列から除外してください。
エラー行の扱い一部の行にエラーがある場合でも、正常に更新できる行を選択して取り込むことができます。

関連マニュアル

CSV 操作の基本

CSV操作ページとは

「メニューバー ＞ 設定 ＞ CSV操作」では、root ipクラウドに登録されている各種データのCSV出力・インポートを行えます。
CSV出力は、インポート用データの作成だけでなく、登録内容の確認や集計、バックアップなどにも利用できます。

基本の操作手順

CSVインポートは、基本的に「① CSVを出力する → ② Excelなどで編集する → ③ CSVを取り込む」の流れで行います。
出願人マスタの編集・追加、案件の出願人の変更、特定の項目（出願日など）だけの書き換えといった具体例は、次のマニュアルを参照してください。

関連マニュアル

「全件 CSV 出力」と「インポート用に出力」の違い

CSV操作では、目的に応じて2種類の出力方法を使用します。
出力される項目や件数が異なるため、用途に応じて使い分けてください。

ボタン用途・特徴
全件 CSV 出力対象テーブルに登録されているデータをすべて出力します。バックアップや、1,000行を超えるデータの確認などに利用できます。
なお、出力ファイルのA列「ID」は各行に付与された固有IDであり、案件IDではありません。案件IDは「案件書誌」から出力されるIDです。
インポート操作 ＞ インポート用に出力インポート用のCSVフォーマットを最大1,000行まで出力できます。データ形式を「名前／コード／ID」から指定でき、出力したCSVを編集してそのままインポートできます。
「フォーマットのみ」は空のひな形、「データを含む」は現在登録されている値を含むファイルです。

関連マニュアル

ケース別マニュアル（CSVインポート）

CSVインポートを利用する代表的なケースごとに、詳しい操作方法を案内します。

番号列のあるテーブルへ複数データを追加する

担当者など、1つの案件に複数のデータを登録できるテーブルでは、「番号」列を使用して追加するデータを指定します。
担当者を追加する場合を例に、CSVインポートの操作方法を案内しています。

なお、「現地代理人」「契約案件」テーブルは番号列がなく、行固有のIDを基準にインポートします。既存の行を更新する場合は全件CSV出力でIDを確認し、行を追加する場合はID列を空白にしてファイルを作成します（IDは自動で付与されます）。

関連マニュアル

当所整理番号を一括変更する

庁連携で案件作成した際などに自動で付与された当所整理番号は、CSVインポートを利用してまとめて変更できます。
案件検索の結果から「ID」「当所整理番号」「出願番号」をエクスポートし、Excel上で新しい当所整理番号に置き換えたうえで、「案件書誌」をIDを基準に取り込みます。

関連マニュアル

ケース別マニュアル（CSVインポート以外）

検索結果のデータを出力する

案件検索などの検索結果から、必要なデータをCSV形式で出力できます。
検索結果の一覧データを出力する方法や、代表図を含めてエクスポートする方法については、次のマニュアルを参照してください。

関連マニュアル

案件を一括で作成する

通常のCSVインポートでは、案件そのものを新規作成することはできません。
複数の案件をまとめて作成する場合は、登録元のデータや利用目的に応じて、次の機能・ガイドを利用してください。

方法向いているケース
庁連携案件作成特許庁データ（出願番号など）をもとに案件を作成したい場合
一括案件作成弊社指定のExcelフォーマットに入力し、1ファイル最大1,000件の案件をまとめて作成したい場合
システム導入時の案件作成データ移行を行わずに新規でシステムの利用を開始する場合

関連マニュアル

一括処理機能の活用

まとめて変更したい内容によっては、CSVファイルを作成せず、root ipクラウドの画面上から一括処理できる場合があります。
CSVインポートと一括処理機能は、処理するデータや目的に応じて使い分けてください。

アクションを一括処理する

登録済みのアクションは、「メニューバー ＞ 案件 ＞ アクション検索」の「アクション一括変更」からまとめて処理できます。
非対応化・非請求化、アクション担当者の追加・削除、アクション期限の追加を行えます。

複数のアクション期限に処理日と備考をまとめて入力する場合は、「メニューバー ＞ 案件 ＞ 未処理アクション期限検索」（「アクション期限検索」「アクション期限詳細検索」でも可）から「アクション期限処理日一括入力」を利用します。

  • 一括処理は実行後に取り消すことができません。実行前に対象データと変更内容を十分に確認してください。
  • 一括処理では案件そのものの変更や、アクションの新規追加・削除はできません。必要に応じてCSV操作を利用してください。
  • 1回に処理できる件数は500件までです。500件を超える場合、全選択で一度に選択できる件数は約100件に制限されます。

関連マニュアル

担当者を一括変更する

担当者の異動・退職などに伴い、複数案件の担当者情報をまとめて変更する場合は、「メニューバー ＞ ツール ＞ データ一括変更」を利用できます。
法域・国内外区分・国を限定して変更でき、「未処理アクション担当者変更」をチェックすると、未処理アクションの担当者もあわせて変更されます。処理済みのアクションは過去の実績保持のため変更されません。

担当者の交代にあわせたユーザの停止・追加の進め方は、「担当者交代時の対応方法について」を参照してください。

関連マニュアル

請求書CSVインポート

「メニューバー ＞ 設定 ＞ 請求書CSVインポート」では、root ipクラウド所定の形式で作成したCSVファイルを取り込み、仮明細や請求書をまとめて新規作成できます。
「仮明細」タブと「請求書」タブに分かれており、仮明細を作成したあとに請求書を作成する流れで操作します。請求書を作成するには、事前に仮明細が作成されている必要があります。

「仮明細・請求書連続作成モード」を使うと、仮明細の登録後に同じ内容の請求書を続けて登録できます。ただし仮明細と請求書が1:1の場合に限られ、現地請求分と事務所手数料を合算した請求書の作成には使えません。

関連マニュアル

API連携によるデータ更新

API連携を利用すると、外部システムからroot ipクラウドのデータを取得・更新できます。
CSVファイルを介さず、外部システムとの連携によって継続的にデータを登録・更新する場合は、API連携を利用します。

関連マニュアル