目次

root ipクラウドのワークフロー（WF）とは

ワークフロー機能の概要

root ipクラウドのワークフロー機能は、社内の申請・承認・確認といった一連の業務フローをデジタルで効率化するための仕組みです。
紙やメールで行われていた煩雑なやりとりをオンライン上で一元管理することができ、承認漏れの防止や進捗の可視化に貢献します。

このワークフロー機能は、たとえば発明届や出願要否の確認、審査請求・権利維持の要否判断など、社内で承認が必要な定型業務の管理に適しています。
それぞれの手続きは「ワークフローマスタ」としてテンプレート化することができ、「作成→確認→承認」など、実際の業務フローに即したステップを柔軟に設定可能です。

なお、システム上では「ワークフロー」が「WF」と略記される場合があります。画面上やマスタ設定時に見られるこの略称は、ワークフロー全般を指すものです。

ワークフロー機能でできること

  • 申請・承認・差戻し・完了のフローを自動化
  • 関係者への自動通知や期限管理
  • 各業務に応じたカスタマイズ設定
  • 管理画面からのモニタリング

ワークフロー種別

root ipクラウドのワークフローでは、ワークフローが紐づくデータの種類に応じて「WF種別」が設定されています。
WF種別により、ワークフローで使用できる情報や、申請に必須となるデータの種類が自動的に制御されます。

たとえば、WF種別が「アクション」の場合、そのワークフローは案件とアクションに紐づく必要があり、ワークフロー上にはアクションの詳細情報が表示されます。
これにより、業務ごとの必要情報を正確に扱うことができ、申請・承認の精度とスピードが向上します。

以下は、WF種別とその説明、用途の一覧です。

WF種別説明用途
案件全般案件に紐づくWF案件の申請と承認
アクション案件とアクション紐づくWF草案や応答案の作成と承認
請求書案件と請求書に紐づくWF請求書情報の確認と承認
仮明細案件と仮明細に紐づくWF仮明細情報の確認と承認
案件外案件に紐づかないWF
※唯一、案件を選択しなくてもワークフロー作成が可能です。		案件作成前の申請提出と承認

ワークフロー利用の準備

業務プロセスの洗い出し

ワークフロー導入前に、自社の業務プロセスを整理しましょう。
申請の種類、承認者の順序、関係部門などを一覧化することで、設定がスムーズになります。

ワークフロー設定の基本ステップ

ワークフロー機能を利用する上で必要となる「ワークフローマスタ」の設定方法について、順を追って解説します。

オプション設定

root ipクラウドのワークフロー機能には、各ステップで対応可能なユーザをあらかじめ制限できる「承認権限設定」機能があります。
これにより、特定の手続きや段階において、処理を担当できるユーザを組織の役割や職位に応じて限定することが可能になります。

root ipクラウドのワークフロー機能では、各ユーザに「代理対応ユーザ」を設定することができます。
不在時や多忙な際にも、あらかじめ設定された代理ユーザがワークフローを代わりに対応することで、承認業務の滞留を防ぎ、業務をスムーズに継続できます。

ワークフローの運用方法

ワークフローの新規作成

ユーザは、画面上の「WF作成」ボタンをクリックし、必要項目を入力することで、新しいワークフローを作成できます。
ワークフローの作成時には、使用するテンプレート（ワークフローマスタ）、宛先ユーザ（ステップごとの担当ユーザ）、関連データ（ステップ期限など）を選択または入力し、運用に応じた内容でスタートできます。

ワークフローへの対応（承認・差戻し など）

ワークフローの通知を受けたユーザは、内容を確認し、対応完了・差戻し・一時保存などのアクションを選択して処理を進めます。
ステップごとの対応により、ワークフローは自動的に次の担当者へ引き継がれます。

ワークフローを活用した業務管理

管理画面の使い方（ステータスの確認・進捗の把握）

管理者は、root ipクラウドの「ワークフロー検索」および「未完了ワークフロー管理表」から、すべてのワークフロー申請の進行状況を一元的に把握・管理することができます。
フィルターや検索機能を活用することで、特定のユーザや申請内容に絞り込んだ確認も可能です。

ワークフロー単位で進捗状況を確認できる画面です。
ユーザ別・案件別に滞留している申請や対応状況を詳細に確認でき、対応漏れの防止やフォローアップに活用できます。

現在対応中のワークフローを、ユーザ別別に集計表示する画面です。
誰がどのワークフローに対応しているかを一覧で把握でき、滞留の早期発見や業務負荷のバランス確認に役立ちます。