優先権主張期限・出願審査請求期限・年金納付期限等、出願人宛に様々なレターを送る場合の手順をご案内します。
事前準備
レターテンプレートの作成
事務所各種期限のお知らせの定型文書をレターテンプレートに登録しておくと便利です。
法域・国内外区分・国・出願人・現地代理人・発送書類を特に指定しない場合は、すべての案件でレターテンプレートが選択できます。
| 有効F（有効フラグ） | システムのデフォルト設定で有効Fに「✓」が入ります。この「✓」を外すと「無効」となり、このテンプレートは案件から発行が出来なくなります。 |
| コード | アルファベット、漢字、数字等を任意で組み合わせて登録可能なコードです。 |
| 名前／名称 | レターテンプレートの名前を付けます。 |
| 出力ファイル名ルール | 【オススメ】レターを出力した時の出力名を指定できます。 |
| 宛先種別 | 出願人、所内、現地代理人、特許庁、その他、代理人等の宛先を指定します。 |
| 法域 | レターテンプレートを表示させたい法域を「特許、実用新案、意匠、商標、その他」のいずれかから指定できます。 |
| 国内外区分 | レターテンプレートを表示させたい国内外区分を「純国、内外、外内」のいずれかから指定できます。 |
| 国 | レターテンプレートを表示させたい国を国マスタから指定できます。 |
| 出願人 | レターテンプレートを表示させたい出願人を出願人マスタから指定できます。 |
| 現地代理人 | レターテンプレートを表示させたい現地代理人を現地代理人マスタから指定できます。 |
| 発送書類 | レターテンプレートを表示させたい発送書類を発送書類マスタから指定できます。 |
| ファイル | 「ファイル選択」を押し、レターテンプレートを添付します（word or excel）。 |
▼レターテンプレート登録例
▼参考マニュアル
メールテンプレートを作成する
各種期限のレターをメールに添付して出願人宛に送付する場合、メールの文面を「メールテンプレート」として登録しておくと便利です。
リマインドを送付する案件を検索する
優先権主張期限・出願審査請求期限の検索方法
固定メニューバー 案件＞アクション期限検索へと進み、検索条件に検索したい期限（アクション名）、指定期間（期限日）、国を指定する場合は国を入力し、左端の「検索」を押します。
▼日本案件で審査請求期限が「2025/9/1～9/30」に到来する案件の検索例：
年金納付期限の検索方法
固定メニューバー 案件＞アクション期限検索へと進み、検索条件のアクション種別に「年金」を指定し、指定期間（期限日）を入力し、左端の「検索」を押します。
または、固定メニューバー 案件＞アクション期限検索へと進み、「年金法定期限」タブへ切り替えていただいてから、検索条件を指定することも可能です。
▼参考マニュアル
リストからレターやメールをまとめて発行する
検索したリストの上部にある「レター発行」や「メール発行」ボタンから、一括でレターやメールの発行が可能です。
▼参考マニュアル
リマインド送付期限の消込と次回リマインド期限の作成
リマインドの送付が完了したら、それぞれの案件のアクションに立っている事務期限や顧客期限等の所内期限を消し込みます。
所内期限を立てない運用で、リマインドの送付済ステータスのみ管理したい場合は、「アクション状態」の活用もお勧めです。
「リマインド送付済」や「顧客指示待ち」というステータスをアクション状態マスタへ登録していただくと、以下のようにアクション状態で指定することが出来ます。
▼参考マニュアル
・【アクション状態マスタ】ユーザ任意のアクション状態を登録する