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root ipクラウドの差込機能でできること

root ipクラウドの差込機能は、テンプレートにあらかじめ指定された差込項目を利用し、案件情報や請求情報などのデータを自動的に文書内に反映する機能です。
これにより、手作業での入力やコピー＆ペースト作業を削減し、文書作成の効率化・正確性向上が図れます。

差込機能は、以下のような場面で活用されています。

  • レター類の自動生成
    　顧客宛の通知文や案内文などに、宛名や日付、担当者名などを自動挿入できます。
  • メール本文への反映
    　案件ステータスや請求金額などを差し込み、状況に応じたメールをテンプレートから一括送信できます。
  • 請求関連ドキュメントの作成
    　請求書・合計請求書などに、金額や請求先情報を差し込むことで、書類作成の作業負荷を軽減します。

差込項目の種類

差込項目とは

差込項目の書式は 半角の $ 記号と、半角の中かっこ {} を組み合わせて記述します。
「出願番号」という項目を差し込みたい場合、テンプレート上では　${出願番号}　と記述します。

差込項目の種類

root ipクラウドでは、テンプレートの種類や用途に応じて、以下の3種類の差込項目が用意されています。

差込項目説明差込項目例
案件差込項目案件やアクションに関する情報を差し込むための項目です。
顧客名、案件名、担当者、案件ステータス、期限日など、案件の進捗や属性に紐づいたデータが対象となります。		${出願番号}
${審査請求期限日}
請求書差込項目請求書単位で利用できる項目です。
請求先、請求金額、請求日、支払期限、備考など、請求内容に関する情報を差し込む際に使用します。
請求書テンプレートでの自動作成に対応しています。		${請求先名}
${課税金額}
${合計金額}
合計請求書差込項目複数の請求書をまとめた帳票（合計請求書）に対応する差込項目です。
合計金額、対象月、取引件数など、集計情報を含んだ出力に適しています。
合計請求書テンプレートで利用されます。		${合計金額}
${明細・合計金額}

差込項目が使用できるテンプレートマスタ

差込項目は、以下のテンプレート種別で使用することができます。
テンプレートの種類によって使用可能な差込項目が異なりますので、適用範囲にご注意ください。

テンプレートマスタ使用可能な差込項目マスタ内で差込項目を使用できる箇所
レターテンプレート・案件差込項目
・請求書差込項目（※請求書から発行する場合のみ）		・出力ファイル名ルール※
・ファイル
メールテンプレート・案件差込項目
・請求書差込項目（※請求書から発行する場合のみ）		・宛先To
・宛先Cc
・宛先Bcc件名
・内容
案件連絡テンプレート・案件差込項目
・請求書差込項目（※請求書から発行する場合のみ）		・タイトル
・メッセージ
ワークフロー・案件差込項目
・請求書差込項目（※請求書から発行する場合のみ）		・（WFステップ内）依頼内容
請求書テンプレート・案件差込項目
・請求書差込項目（※請求書から発行する場合のみ）		・出力ファイル名ルール※
・ファイル
合計請求書テンプレート・合計請求書差込項目・出力ファイル名ルール※
・ファイル

※「出力ファイル名ルール」とは、作成されるファイル名に差込項目を組み込む設定欄です。

差込項目の確認方法

テンプレート作成時に使用できる差込項目は、以下のいずれかの方法で確認・検索できます。

  • メニュー（「メニューバー ＞ 設定 ＞ 差込項目」）から検索する
    • 表示された差込項目一覧の画面で、上部の キーワードフィルター（下図赤枠） に検索語を入力することで、該当項目を素早く見つけることができます。
    • 検索結果から、対象のテーブル（下図青枠）や使用可能なオプション（下図緑枠）もあわせて確認できます。
  • 項目横のヘルプマークから確認する（案件差込項目のみ）
    • テンプレート編集画面などで、差込可能な項目の横に表示されている ヘルプマーク（？アイコン） をクリックすると、その項目で使用できる差込タグ（例：${顧客名}）が表示されます。
    • テンプレートに直接貼り付ける際の参考として便利です。

差込オプションの種類と設定

差込オプションとは

差込オプションとは、差込項目に対して出力形式や条件、変換ルールなどを追加指定できる機能です。
単に項目を差し込むだけでなく、日付のフォーマット変更や数値の表示形式調整、文言の切り替えといった制御を可能にします。
これにより、テンプレートの表現力が高まり、より実務に即した出力が行えるようになります。

差込オプションの確認方法

差込オプションは、メニュー（「メニューバー ＞ 設定 ＞ 差込項目」）から確認できます。

オプション説明利用例
案件差込オプション本ページでは、案件差込項目の活用方法や、
日付の出力形式を調整するための差込オプションについてまとめています。		${今日,jpera}
差込項目単位で日付を和暦に設定する
(例、平成29年 1月10日)
親案件差込オプション親子関係にある親案件の特定データを差し込むためのオプションです。${パリ優先親案件ＩＤ[アクセスコード]}
パリ優先権基礎出願のアクセスコード

${原出願親案件ＩＤ[公開番号]}
PCT展開で親PCTの公開番号
IFオプション条件分岐により、指定された条件に応じて出力内容を切り替えることができます。${IF1::出願人=●●株式会社}
●●株式会社です
${/IF1::出願人=●●株式会社}
${IF1::出願人=■■ カンパニー}
■■ カンパニーです
${/IF1::出願人=■■ カンパニー}
${ELSE1}
その他の会社です
${/ELSE1}
ブロックオプションブロックオプションは出願人や優先権情報など、
案件と1:N（Nは1以上の整数）の関係にあるデータを整理して表示できます。		${出願人ブロック}
【特許出願人】
【識別番号】${出願人識別番号}
【住所又は居所】${出願人住所}
【氏名又は名称】${出願人}
${/出願人ブロック}
ラインオプションラインオプションは Word内のテーブル で使用します。
出願人や優先権情報など、
案件と1:N（Nは1以上の整数）の関係にあるデータを整理して表示できます。		${項目名ライン}${項目名}orテキスト ${項目名}orテキスト
※Word内のテーブルで使用可能

差込オプションの利用例

差込オプションを活用することで、差し込まれるデータの参照元や出力形式（書式）を柔軟に設定することができます。
root ipクラウドでは、主に以下のような差込オプションが利用可能です。

テンプレートの作成・編集方法

root ipクラウドには、初期状態でサンプルのテンプレートマスタがあらかじめ登録されています。
これらのサンプルは、そのまま使用することもできますが、自社の業務にあわせて編集して利用することも可能です。

また、必要に応じて 新規にテンプレートを作成し、独自のフォーマットを設定することもできます。
用途に応じて、サンプルのカスタマイズと新規作成を使い分けてご活用ください。

発行方法

root ipクラウドでの各種帳票・通知の発行および作成に関する操作一覧です。

出願人宛のレター／メール作成時には、出願人の事業所や知財担当者を任意に選択・変更して差し込むことが可能です。

差込機能の注意点・トラブルシューティング

発行時の注意点（宛先の選択）

レターは、宛先として選択した対象データが自動で差し込まれる「差込項目」があります。
例えば、レターテンプレートに${出願人}とという差込項目が含まれている場合、
・A株式会社の並びから発行した場合は「A株式会社」が差込まれます。
・B株式会社から発行した場合は「B株式会社」が差込まれます。

このように、選択した対象に応じた内容がテンプレートに反映されるため、操作方法に注意が必要です。

発行時の注意点（アクションの選択）

アクションからレターを発行することで、アクションに紐づく個別の情報（期限日や処理日など）を差し込むことが可能です。
この場合は、${アクション期限日}、${アクション処理日}、${アクション処理日・事務} といった汎用的な差込項目を使用します。

たとえば、レターテンプレートに ${アクション期限日} を設定している場合、
・「拒絶理由通知」のアクションから発行すると、その通知の期限日が差込まれます。
・「審査請求」のアクションから発行した場合には、審査請求の期限日が差込まれます。

なお、標準アクションについては、${審査請求期限日} などのアクション種別に特化した差込項目も用意されています。
より明確に表現したい場合には、これらの専用項目を使用するのも有効です。

発行時の注意点（「最新」アクションの確認）

${最新ＯＡ期限日} など「最新」が付く差込項目は、アクションIDが最も大きい＝最新に作成されたアクションの期限日を取得する仕様となっています。

アクションIDは、アクションが作成された順にシステムが自動で付与されます。
そのため、後から別のアクションを追加した場合や、アクション表示順を変更した場合でも、最新のIDが割り振られたアクションの期限日が差し込まれる点にご注意ください。

差込できないときの確認ポイント

テンプレートに差込項目を設定しても、文書やメールに正しく反映されない場合は、以下のマニュアルページを確認してください。
差込項目の記述ミスや、テンプレート設定の不備が原因となっているケースが多く見られます。

問合せ時に必要な情報

差込機能に関する不具合やご不明点についてお問い合わせいただく際は、スムーズな対応のために、以下の情報をあわせてご連絡ください。

  • 使用中のテンプレート名
  • 問題が発生している差込項目の記述内容
  • 発生している事象の詳細（出力結果、表示されるエラーメッセージなど）

お問い合わせ内容の記載例については、以下をご参照ください。