【特許庁HTML添付】庁書類で案件データを更新する

「特許庁HTML」とは日本の特許庁が提供するインターネット出願ソフトからHTML形式で出力したファイルです。庁ファイルと表記している場合もあります。
特許庁HTML添付によりシステム上にデータを取り込むことで、案件データを更新したり特許庁HTMLファイルビューア、全文検索を使うことができます。

ファイルの出力とroot ipへのアップロードを省力化するためのツールとして「特許庁連携アプリ」をご提供しています。
詳細は「【特許庁連携アプリ】」をご参照ください。

• 複数PCでインターネット出願ソフトをお使いの場合の注意点
  インターネット出願ソフトの仕様により、受領書は、同一時刻（秒単位）に処理したファイルは同一ファイル名となります。
  ファイル名が重複した場合は「受領書20XX年0X月XX日XX時XX分XX秒-2.HTM」のように、
  本来のファイル名の拡張子の前に「-2」などの区別用文字を追加してください。
  それぞれ別ファイルとして登録することができます。
• 画像ファイル添付時の注意点
  画像ファイル、PDFファイルは、元となるHTMLファイルと一緒に添付してください。
  2021年8月リリースの書類種別・書類日付の自動識別機能により特許庁HTML添付の仕様が変更となり、
  HTMLファイル以外に添付できるファイルは「HTMLにリンクがあるファイルだけ」となりました。
  それに伴い、従来できていた画像ファイル、PDFファイル「のみ」の添付ができなくなりました。
  先にHTMLファイルだけが添付されている場合、再度HTMLファイルと画像ファイルを特許庁HTML添付していただくと画像の取り込みも可能です。
• アップロード時にファイルがエラーになる場合
  特許庁HTML添付時に添付する特許庁HTMLが共有フォルダ等で深い階層にある場合、アップロード時にファイル名が壊れることがあります(OSやブラウザ仕様)。
  エラーになった場合は、デスクトップなど浅い場所にコピーしてから添付することで対応できることを確認しております。

• 「登録実行」ボタンを押下し、データベース取り込みをした後、「案件未定庁ファイルがあります」の表示が出た場合は、特許庁HTMLファイルが案件に紐づけできていませんので、手動で紐づけを行う「案件未定庁ファイル」の処理を行います。
• 「特許願」→「審査請求書」→「拒絶理由通知」→「意見書」「補正書」など、時系列に沿って特許庁HTML添付の取り込みを行うと、アクション自動作成→処理日入力が繰り返され、手入力をせずに案件やアクションの情報を更新することができます。
  一度に1000ファイルのアップロードが可能ですが、時系列順に取り込む（ファイル登録実行）ことにご注意ください
• 各期限設定で計算される期限日は、特許庁の閉庁日にあたる土日祝日の場合でも再計算せず、その期限日をそのまま設定する仕様となっております。
  OAアクションにおいては、従前は、期限日が休日にあたる場合は次の平日を期限日として設定しておりましたが、2018年に当時の情勢を鑑み（今後元号改正や東京オリンピックなど）予定されている休日の日程に変更が発生し予期しない期限徒過となることを防止するため、ご契約者様にアナウンスの上、設定を現在の通り変更いたしました。
  また、OAの延長の際、（土日祝日を考慮にいれない）元の法定期限日を基準に延長期限が計算されることも理由の一つです。
  土日祝日を含めた期限については、追加期限またはmodifyオプション（期限日に日数を加算・減算する差込オプション）をご利用ください。
• 「拒絶理由通知書」等の応答期限については、HTMLファイルの本文からデータを取得し日付計算を行っています。
  稀に、60日以外の期限を審査官が設定するケースがありますが、そのよう場合でも正しい期限を取込める仕様になっています。

• 庁書類を取込んだのに、画像タブへ「対象の画像は存在しません」と警告が出て図面が表示されません。

  

  本件は、特許庁HTML添付を手動で行う際に図面データをあわせて添付していないことが原因と考えられます。

  特許庁HTML添付を手動で行う場合は、インターネット出願ソフトより旧送信ファイル名で出力したHTMLデータに加え、図面データもあわせて添付する必要があります。

  例えば、以下のデータをすべて選択のうえ、再度特許庁HTML添付をお試しください。
  図面データが正常に取り込まれると、画像タブに図面データが表示されます。

  

• 年金納付の補充指令を受けて「特許料納付書（補充）」を提出しましたが、期限が消し込まれません。

  年金納付の補充指令書（年金）をroot ipクラウドにアップロードすると、OAアクション「納付書補充指令書（年金）」が自動登録されます。

  その後、「特許料納付書（補充）」を提出した場合、当該書類は登録番号をキーとして案件に紐づきます。

  一方、OAアクションの期限消込は、発送番号をキーとして一致判定を行う仕様です。

  「特許料納付書（補充）」には発送番号の記載欄がないため、OAアクションとの一致判定ができません。そのため、期限は自動では消し込まれません。

  本ケースでは自動消込は行われませんので、案件画面より該当のOAアクションを開き、手動で期限消込を行ってください。

• 優先権証明書請求書のproofデータ(HTMLデータ)の取込ができません

  インターネット出願ソフトの「請求」タブから提出する書類は、root ipの「特許庁HTML/XML添付」対象外でございます。
  お手数をおかけしますが、案件の「庁書類」タブまたはファイルタブ等にファイルを手動登録いただければと存じます。

  

  
  以下、請求タブから提出する法域別書類名の一覧です。
  書類一覧は、電子出願ソフトサポートサイトで公開されているひな型を参考にしております。https://www.pcinfo.jpo.go.jp/site/2_download/3_hina/

  以下書類の取込はroot ipでは取込が出来ませんので、案件の「庁書類」タブまたはファイルタブ等、運用に合わせてファイルを手動登録してください。
  ▼特許
  優先権証明請求書
  証明請求書(書類証明用)
  ファイル記録事項の閲覧(縦覧)請求書
  認証付ファイル記録事項記載書類の交付請求書
  登録事項の閲覧請求書
  認証付登録事項記載書類の交付請求書
  ファイル記録事項記載書類の交付請求書(査定不服審判)
  認証付ファイル記録事項記載書類の交付請求書(査定不服審判)
  ファイル記録事項記載書類の交付請求書(ＰＣＴ)
  ファイル記録事項の閲覧(縦覧)請求書(ＰＣＴ)

  ▼商標　（特許に記載の書類名は除く）
  証明請求書(書類証明用)
  本国登録証明請求書
  ファイル記録事項の閲覧(縦覧)請求書(書換申請)
  ファイル記録事項記載書類の交付請求書(書類指定)
  ファイル記録事項記載書類の交付請求書(特定不可書類）
  登録事項の閲覧請求書(商標分割の記号)
  登録事項記載書類の交付請求書
  国際登録に係る登録事項の閲覧請求書
  国際登録に係る認証付登録事項記載書類の交付請求書

  ▼実用新案・意匠
  特許・商標欄に記載の書類

• オンライン発送書類（共通発送書類）の特許証（HTML＋XML）を取り込みましたが、案件に紐づきません。
  重複案件が無いことも確認しましたが、該当案件に登録日、登録番号も取り込まれません。どのように紐づけしますか？

  特許庁HTML/XMLファイル添付ページの一番下に「登録実行」ボタンが表示されていませんか？
  オンライン発送書類はHTMLとXMLを添付したのち、それぞれをデータベース取り込みする必要があります。
  オンライン共通発送XML登録の下に「データベース取り込み可能なオンライン共通発送XMLがあります。」の表示がありましたら、
  「登録実行」ボタンをクリックし、データベースへの登録をお願いします。

  

• 登録料納付の期間延長請求書を提出しました。期限を延長する方法を教えてください。

  root ipクラウドでは、OAアクションに対応する「期間延長請求書」処理は、半自動化されています。
  一方、登録料納付はアクション種別が異なり、OAアクションに該当しないため、同様の延長処理は適用されません。

  お手数ですが、「期間オフセット」機能を利用して、法定期限を1か月延長してください。
  なお、法定期限日を手動で直接変更しても問題はありません。

  

• 未対応であった年金納付書（併合納付）のHTML添付に対応いたしました。
  現在は特許と意匠に対応しています。

  添付方法は従来と変更ありません。
  「メニューバー＞庁書類＞特許庁HTML/XMＬ添付」よりHTMLファイル添付操作を実行します。

  検索の際は、「メニューバー＞庁書類＞庁書類検索」→「年金併合納付」をご利用ください。

  

  
  

• 手続補正書を特許庁HTML添付（庁ファイル添付）しましたが、補正の内容が取り込まれません。

  手続補正書は書類ごと補正の内容が異なるため、書類を取り込んでもデータを更新しない仕様となっております。
  お手数ではございますが、必要に応じて、手入力で案件データを修正いただきますようお願いいたします。

• 庁ファイル添付で、出願人・発明者が取込みされませんでした。手入力となりますか。

  庁ファイル添付では、出願人・発明者の情報を意図せず上書きすることを防ぐため、手入力としております。

  庁ファイル添付により取り込める項目は「メニューバー＞庁ファイル＞庁ファイル取込項目」をご覧ください。

  【特許庁HTML添付】庁書類で案件データを更新する

  関連ページ

• 庁ファイル添付をしましたが、期限が消し込まれません。（処理日が取り込まれません）

  チェックリストをご確認ください。

  • 案件に出願整理番号・出願番号・登録番号は登録されていますか？
    出願整理番号・出願番号・登録番号がキーとなり、提出書類と案件が紐づく仕様です。
  • 提出書類に発送番号は記載されていますか？
    発送番号がキーとなり、提出書類とOAアクションが紐づく仕様です。
  • アクションが登録された後に庁ファイルを添付していますか？
    庁ファイル添付後にアクションが作成された場合は期限は消しこまれません。

  案件に紐づかなかった庁ファイルは案件未定庁ファイルとなっている場合があります。詳細は「案件未定庁ファイル」をご覧ください。

• 特許庁HTML添付（庁ファイル添付）のデータベース取り込み欄にずっとファイルが残っているのですが、どういうことですか？

  登録エラーとなっていると思われます。
  ファイルを削除するとファイルの表示はなくなります。
  削除方法の詳細は「特許庁HTMLファイル（庁ファイル）を削除する」をご参照ください。

  【特許庁HTML添付】庁書類で案件データを更新する

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  特許庁HTMLファイル（庁ファイル）を削除する

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