目次

アクション管理の概要

アクションとは

root ipクラウドにおける「アクション」とは、「審査請求」や「年金納付」など、案件におけるひとつひとつの仕事を示しています。
海外のオフィスアクションを指すのではなく、法定期限・事務期限・管理期限など、組織内で管理が必要なあらゆる期限や、担当者などの情報を含みます。

他システムでは、「イベント」や「タスク」などと呼ばれる場合もあります。

アクションでできること

アクションを利用することで、主に次のような管理ができます。
なお、本ガイドでは、このうちアクションの登録方法と期限の確認・管理を中心にご案内します。

アクション種別と自動設定

root ipクラウドでは、アクションの性質ごとに「アクション種別」として分類しています。
アクション種別は大きく分けて、標準アクション、OAアクション、年金・更新アクション、IDSアクション、ユーザアクションなど、8つの種類に分類されます。

アクション種別ごとに、設定箇所やアクションの登録方法が異なります。
自動設定については、次のガイドである「アクション管理ガイド【2：アクションの自動設定】」をご参照ください。

アクション種別説明アクションの自動設定日本外国
標準アクション基本的にその案件で1度しか起こらないアクション（例、出願、審査請求）標準アクショントリガ設定設定済一部設定済
必要に応じて設定
OAアクション主に中間対応などで、複数回発生するアクション（例、拒絶理由通知）庁発送書類マスタ（日本のみ）
※システム既定のためユーザ設定不可		設定済手動登録
※サンプルマスタ有
年金アクション年金を管理するアクション、納付年度ごとに作成（例、年金納付）国別年金更新設定（年金）設定済必要に応じて設定
※サンプルコピー可
更新アクション商標登録更新を管理するアクション、更新回数ごとに作成（例、更新申請）国別年金更新設定（更新）設定済必要に応じて設定
※サンプルコピー可
IDSアクションIDS対応国案件におけるファミリー内のOAに対するIDS提出業務のアクション国マスタ＋発送書類マスタ
（詳細は【IDS設定】IDSアクションの設定をするを参照）		設定済設定済
マド指定国アクションマドプロ案件における指定国内のOAアクションなし手動登録手動登録
※サンプルマスタ有
係争受アクション出願案件における係争受関係のアクションなし手動登録手動登録
ユーザアクション上記以外のアクションに使用
(基本アクション名はテキスト入力ですがマスタ化も可能)		なし手動登録手動登録

アクションの登録方法

案件にアクションを登録するには、手動で作成する方法と、自動で生成される「アクション作成キュー」を処理する方法の2通りがあります。
日本の法定期限は、設定に基づいて基本的に自動でキューが生成されます。
一方、外国案件のOAや独自のアクションは、手動で登録する必要があります

日本のアクションの場合

日本の法定期限については、法令に基づき、標準アクショントリガ設定や発送書類マスタがあらかじめ root ipクラウド に登録されています。
これらの設定やマスタに基づいて、たとえば審査請求期限や拒絶理由通知書の応答期限などの法定期限が計算され、案件に対するアクションキューが作成されます。

日本では、インターネット出願ソフトから出力したプルーフファイルをシステムに登録すると、自動的にキューが生成されます。
生成されたキューを処理することで、アクションを登録できます。

海外のアクションの場合

海外の法定期限を管理するには、対象国ごとの設定や各種マスタの整備が必要です。

国別年金更新設定は、「基本設定をコピーして反映する」ボタンから必要な国の設定を取り込めます。

発送書類マスタ・マド指定国マスタについては、弊社保有のCSVデータをご提供可能です。必要な場合は、メールでご連絡ください。

あわせて、外国案件管理に関する以下マニュアルをご参照ください。

アクション種別ごとの登録方法

各アクションの登録方法は、以下のマニュアルをご参照ください。

アクションを対応完了する

応答し対応完了する場合

アクションへの対応が完了した場合は、対象のアクションに処理日を入力します。

処理日を入力すると、システム上でそのアクションは対応完了として扱われ、期限日が黒字表示に変わります。
また、アクション期限リストや未処理アクション期限リストには表示されなくなります。

応答せず対応完了する場合

優先権主張や出願審査請求、各種中間書類への応答を行わない場合は、「非対応F（フラグ）」を使用します。
「非対応F」を設定すると、処理日を入力したりアクションを削除したりしなくても、アクションを期限管理の対象外にできます。

また、アクション一覧では、アクション名の横に「（非対応F）」と表示されるため、応答せずに完了したことを判別できます。

案件の管理を終了する場合は、「最終処分」を登録します。
最終処分が登録された案件は、未処理の期限が残っていてもアクション期限リストから非表示となり「期限管理対象外」となります。

アクションのリスト化・検索

アクション期限リスト

root ipクラウドにログインすると、ページ下部の「アクション期限リスト」に、指定期間内に発生するアクションが期限日順に表示されます。

表示する期間や期限種別は、ユーザごとに設定できます。
そのため、各ユーザは自身に関連する期限を確認しながら業務を進められます。

アクション検索メニュー

来期に発生する年金期限や更新期限を一覧にしたい場合や、過去の対応期限を担当者別に確認したい場合など、条件を指定して検索したいときは、目的に応じてアクションの検索メニューを利用します。

メニューバー＞案件より、以下のメニューも利用できます。

利用シーンアクション検索メニュー説明
アクションをリスト化して進捗を確認したいアクション検索アクション単位の検索ページです。
処理済みの期限も表示されます。
アクションごと、未処理・処理済みの期限をまとめて表示し、進捗を確認する場合などにご利用いただけます。
法定期限だけをリスト化したい

法定期限と技術期限だけをリスト化したい		アクション期限検索アクション期限単位の検索ページです。
処理済みの期限も表示されます。
未処理の期限だけをリスト化したい未処理アクション期限検索アクション期限単位の検索ページです。
未処理のアクション期限だけを検索します。
検索条件を保存したい
※通常検索保存機能のリリースにより
　他の検索メニューでも保存が可能となりました		アクション期限詳細検索アクション期限単位の検索ページです。複数の項目設定と除外条件設定ができます。
検索条件の保存が可能です。
例えば、A社の来年度に審査請求期限が到来する案件と、年金納付予定の案件をリスト化したいなど、柔軟な設定が可能です。

アクション検索メニュー（アクション期限検索 中間タブ）

メニューバー＞案件＞アクション期限検索の中間タブより、以下のメニューも利用できます。

利用シーンアクション検索メニュー説明
来期の印紙代を確認したい年金法定期限検索年金アクションの法定期限の検索ページです。
処理済みの期限、非対応アクション、最終処分は除外しています。
印紙代も表示されるため、来期に発生する年金印紙代をリスト化する場合などにご利用いただけます。
なお、減免制度による割引は反映されておりません。
来期の更新を迎える商標を確認したい更新法定期限検索更新申請アクションの法定期限の検索ページです。
処理済みの期限、非対応アクション、最終処分は除外しています。
更新法定期限検索では、分割の期限は表示されません。
分割の期限もあわせて表示したい場合は「メニューバー＞案件＞商標検索」がオススメです。
動きがない案件を確認したい案件別最新法定期限処理日検索案件別に全てのアクションの中から最新の法定期限処理日を表示しています。
案件の死活監視目的で、案件別に全てのアクションから「最新の法定期限処理日」を抽出しています。